Alle VoIP mogelijkheden uitgelegd

Met VoIP kan je een nagenoeg onbeperkt aantal telefoongesprekken gelijktijdig voeren. Als jij al aan het bellen bent, hoeven je collega’s dus nooit te wachten totdat je klaar bent met je gesprek! Tijdens je gesprek blijft je bedrijf dus ook altijd bereikbaar, inkomende bellers krijgen dus nooit een “in gesprek” toon te horen. Met VoIP is je bedrijf optimaal bereikbaar!
Als vanzelfsprekend kan je met de VoIP oplossing van BesteAdres doorschakelen. Je kunt een gesprek niet alleen eenvoudig doorschakelen naar een ander toestel binnen je bedrijf maar ook naar andere vaste en mobiele telefoonnummers!
Wisselgesprek, de naam van deze functie verraad eigenlijk al wat het betekend. Met deze functie kun je wisselen tussen gesprekken. Stel, je bent in gesprek en je wordt tegelijkertijd door nog iemand gebeld, dan hoor je een piep toontje en kan je het nieuwe inkomende gesprek ook aannemen. Nadat je dit gesprek hebt aangenomen kan je wisselen tussen beide gesprekken. Degene die je op dat moment niet hoort staat even in de wacht en hoort als je dit hebt ingesteld wachtmuziek. Daarnaast is het ook mogelijk om deze gesprekken samen te voegen naar een conferentie gesprek.
Vooral als er binnen jouw bedrijf flexibel gewerkt wordt, zal het wel eens voorkomen dat niet iedereen tegelijk op kantoor is. Nu hoef je met VoIP van BesteAdres niet per se op kantoor te zijn om optimaal bereikbaar te zijn. Met onze VoIP oplossing kan je eenvoudig een conferentie gesprek opzetten met meerdere collega’s. Op deze manier hoef je niet voor iedere vergadering allemaal op dezelfde locatie aanwezig te zijn. Jij zit bijvoorbeeld op kantoor, een collega zit op een andere vestiging en nog een andere collega werkt op dat moment thuis. Door de flexibele oplossing van BesteAdres kan je via een conferentie gesprek prima vergaderen op afstand! Op deze manier kun je natuurlijk ook gewoon even snel overleggen met meerdere collega’s tegelijkertijd.
De wachtstand kan worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Als je in een wisselgesprek zit staat de persoon die je op dat moment niet te woord staat in de wachtstand. Ook als je even ruggespraak wilt hebben met een collega staat de andere persoon even in de wachtstand. Als iemand in de wachtstand staat kan je er voor kiezen wacht muziek te laten horen.
Met ieder VoIP account kan je meerdere gesprekken gelijktijdig voeren. Het zal af en toe gebeuren dat je iemand even in de wacht moet zetten om een lopend gesprek af te kunnen maken. Je kunt er op zo’n moment voor kiezen om diegene die in de wacht komt te staan wachtmuziek te laten horen. Op deze manier weet diegene die in de wacht staat dat er nog steeds verbinding is en hij/zij niet vergeten is.
Voicemail en antwoord apparaten voor vaste telefoonnummers staan over het algemeen niet bekend om hun eenvoud in gebruik. Daarnaast is het bij is het vaak lastig te zien op een vaste telefoon of er voicemail berichten zijn achter gelaten. En voor een antwoordapparaat moet je vaak op locatie zijn om te kunnen zien of er berichten op staan. Dat gaat vanaf nu veranderen! De voicemail van BesteAdres is eenvoudig in gebruik en heeft het voordeel dat deze ook mail kan versturen. Spreekt iemand je voicemail in, dan stuurt je voicemail je een bericht met in de bijlage het ingesproken bericht. Natuurlijk kun je de voicemail ook gewoon bellen, net zoals dat werkt op een mobiele telefoon. Op deze manier vergeet je geen voicemail bericht meer!
Met belgroepen kun je er voor zorgen dat als er gebeld wordt naar één nummer er meerdere telefoons tegelijk over gaan. Zo kan je alle toestellen per groep van bijvoorbeeld de verkoop, administratie, logistiek, service, enz aan één intern telefoonnummer koppelen. Kies je dan voor bijvoorbeeld nummer 100, dan gaan alle telefoons op de verkoop afdeling over. Je kunt verschillende belgroepen aan elkaar koppelen. Wordt er bij de verkoop na een aantal maal overgaan niet opgenomen, dan gaat de telefoon bijvoorbeeld ook over op de administratie. op deze manier krijgt een beller altijd iemand aan de telefoon! Je kan zelfs tijdschema en regels bij belgroepen instellen. Ook is het mogelijk belgroepen op te nemen in een Dag / nacht schakeling en/of in keuze menu’s.
Een keuze menu kan erg handig zijn als er binnen je bedrijf gewerkt wordt met verschillende afdelingen. Inkomende gesprekken worden automatisch aangenomen waarna bellers een welkomstboodschap te horen krijgen. Hierna worden diverse keuzes aangeboden. Je kent het wel: Kies 1 voor…., kies 2 voor….., kies 3 voor…., enz. Je hebt de mogelijkheid om één menu te gebruiken of meerdere keuze menu’s aan elkaar te koppelen. Het is zelfs mogelijk om de keuze menu’s op basis van gezette tijden (denk hierbij aan binnen en buiten kantoor uren, ’s morgens en ’s middags, verschillende dagen van de week, afwezigheid, vakanties en feestdagen) inkomende gesprekken anders af te handelen. Je kunt deze keuze menu’s zelf aan elkaar koppelen en inrichten. Natuurlijk willen wij je indien je dit wenst graag helpen bij het maken van de koppelingen en instellingen die bij jouw bedrijf passen.
Naast de vele mogelijkheden van een keuzemenu, is een groot voordeel dat bellers direct uitkomen bij de juiste afdeling of persoon. Het zorgt er voor dat er inkomende oproepen minder vaak hoeven te worden doorverbonden naar andere afdelingen. Daarnaast zijn de bellers eerder geholpen omdat ze sneller de juiste persoon aan de lijn krijgen. Kortom, de bellers zijn beter en sneller geholpen, jij hebt minder werk aan het telefoonverkeer en dat komt de productiviteit en efficiency van je medewerkers weer ten goede!

Bijna ieder bedrijf is tijdens kantooruren beter bereikbaar dan er buiten. Daarom biedt de VoIP oplossing van BesteAdres een Dag / nacht schakeling. Op deze manier kunnen tijdschema’s worden ingesteld waarin je kunt aangeven wat er met een inkomend gesprek moet gebeuren. Er kunnen verschillende tijden en dagen worden aangegeven. Ook kan er een vakantie of feestdagen schema worden aangemaakt. Op deze manier hoeft de laatste persoon die ’s avonds het bedrijf verlaat nooit meer handmatig de telefoon op nacht stand te zetten.
Heb je een afspraak? En wil je op het moment dat de afspraak plaats vindt niet gestoord worden? Heel begrijpelijk, niets is hinderlijker dan een telefoon die af gaat tijdens een gesprek. Nu kon je je telefoon altijd al op stil zetten, maar dan krijgen potentiële klanten die bellen je voicemail…. Dat kan vanaf nu anders, middels een simpele app op je telefoon kan je je bereikbaarheidsstatus aanpassen naar “niet storen”. Als niet storen aan staat, worden eventuele klanten die je bellen bijvoorbeeld automatisch doorgeschakeld naar de verkoop binnendienst. Ook weten je collega’s dat je op dat moment niet beschikbaar bent om gesprekken aan door te verbinden. Je kunt de “niet storen” status ook koppelen aan je agenda. Op deze manier gaat je telefoon automatisch op “niet storen” zodra er een afspraak in staat.
In sommige gevallen ontkom je er niet aan dat je klanten, leveranciers of andere instanties nog werken met een fax. Met de VoIP oplossingen van BesteAdres is dit geen probleem. Met de optie Fax naar email worden inkomende faxberichten automatisch omgezet naar een email bericht. In de bijlage van het email bericht die u van deze service ontvangt zit een PDF of TIFF bestand (je kunt zelf kiezen welk bestandsformaat je wilt ontvangen). Deze bijlage in de mail is het faxbericht zoals de afzender deze met zijn fax naar je heeft verstuurd. Je kunt er ook zelf voor kiezen of je deze mail naar één of meerdere email adressen wilt versturen. Faxapparatuur om faxen te ontvangen heb je dus niet meer nodig!
Wordt er binnen je bedrijf gebruik gemaakt van een CRM of een ERP systeem? Dan biedt BesteAdres je de mogelijkheid om deze systemen te koppelen aan onze VoIP oplossing. Wordt je gebeld door een leverancier of klant? En is deze klant bekend in het gekoppelde systeem? Dan wordt automatisch de relatiekaart van de klant in je scherm geopend bij het opnemen van je telefoon! Heel handig, efficiënt en bovenal zeer klantgericht! Andersom werkt het ook, wil je een leverancier of klant uit het gekoppelde systeem bellen? Geen probleem! Iedereen staat automatisch in je telefoonboek en opzoeken doe je heel eenvoudig met je toetsenbord en een eenvoudig zoekvenster! Wij kunnen inmiddels koppelen met ruim 25 CRM en ERP pakketten, grote kans dat wij dus ook kunnen koppelen met jullie systeem.
Ben jij ook een gebruiker van Microsoft Outlook? En heb jij hierin ook een groot aantal contactpersonen verzameld inclusief hun telefoonnummer? Dan biedt BesteAdres je de mogelijkheid om Outlook te koppelen aan onze VoIP oplossing. Wordt je gebeld door een van je contactpersonen? Dan verschijnt de naam van deze contactpersoon automatisch in het beeldscherm van je PC! Wil je een contactpersoon uit je Outlook bellen? Geen probleem! Iedereen staat automatisch in je telefoonboek en opzoeken doe je heel eenvoudig met je toetsenbord en een eenvoudig zoekvenster! Bellen met een “vaste” telefoon was nog nooit zo eenvoudig!
Gaat de telefoon van een collega over, maar zit die op dat moment even niet op z’n plaats? Geen probleem, door het intoetsen van *98 kan je het gesprek eenvoudig opnemen met je eigen telefoon. Je hoeft je eigen werkplek niet eens te verlaten!
Bel je vaak telefoonnummers die verschijnen op je computerscherm? Dan heeft BesteAdres voor jou een ideale oplossing! Middels eenvoudige software worden alle telefoonnummers op je scherm een link! Klik je op de link, dan begint je telefoon te rinkelen, pak je hem op, dan wordt er direct gebeld naar het aangeklikte nummer. Het overtypen van telefoonnummers behoort hiermee tot het verleden!
Worden sommige afdelingen binnen jouw bedrijf veel gelijktijdig gebeld? Dan is een wachtrij een uitkomst. Als er iemand voor de betreffende afdeling belt terwijl alle medewerkers bezet zijn, dan wordt deze persoon in de wachtrij gezet. Komt er een medewerker vrij op de desbetreffende afdeling, dan wordt deze beller doorgezet naar deze medewerker. Natuurlijk kun je wachtenden muziek en ingesproken berichten laten horen tijdens het wachten. Ook kan je medewerkers na het afronden van een telefoongesprek standaard even de tijd geven om wat administratieve afhandelingen te doen. Deze afhandeltijd is in te stellen. Na deze tijd wordt de medewerker vanzelf weer beschikbaar voor een nieuwe inkomende oproep. Er kunnen binnen één bedrijf meerdere wachtrijen worden gebruikt.
Met de functie gespreksopname van BesteAdres kunt u telefoongesprekken opnemen. Deze opgenomen gesprekken kunt u later eenvoudig weer terug luisteren. Met deze opgenomen gesprekken kan je medewerkers trainen, de prestaties van medewerkers verbeteren of bijvoorbeeld vaststellen hoe jullie bellers nog beter kunnen helpen.
Heeft je bedrijf veel te maken met inkomende gesprekken omdat je bijvoorbeeld een telefonische help- of servicedesk hebt? Heeft je bedrijf een verkoopafdeling van waaruit er veel wordt uitgebeld? Of faciliteer je andere bedrijven door het telefoonverkeer voor bijvoorbeeld inkomende helpdesk vragen of uitgaande acquisitie gesprekken uit handen te nemen? Dan heeft BesteAdres met de Callcenter functionaliteit dé oplossing voor jullie bedrijf! Met uitgebreide rapportage mogelijkheden, het aanbieden van gesprekken aan jullie medewerkers op basis van hun kennisniveau, het opnemen van gesprekken, het slim managen van wachtrijen, enz. Meer weten? Bekijk ons filmpje.
Met verkorte kiesnummers kan je zelf nummers toewijzen aan collega’s en bijvoorbeeld belgroepen. Je kunt zelfs verkorte kiesnummers instellen voor vaste klanten en leveranciers. Met verkorte kiesnummers kan je op eenvoudige wijze een centraal telefoonboek voor jullie bedrijf creëren. Met deze functie wordt doorverbinden naar collega’s kinderspel!
Voordat je een gesprek gaat doorschakelen naar een collega, wil je natuurlijk graag weten of deze op dat moment bereikbaar is. Met gesprek signalering van BesteAdres is dit mogelijk. Als je in het bezit bent van een van een geschikte VoIP telefoon, kan je aan de hand van brandende lampjes zien wie er wel en wie er niet in gesprek zijn. Daarnaast bied BesteAdres eenvoudig te bedienen software aan waarop je op een soortgelijke manier in één overzicht de beschikbaarheid van al je collega’s kunt zien.