Privacyverklaring BesteAdres.nl
Versie 1.2 — augustus 2026
BesteAdres.nl hecht waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarvoor, op welke grondslag, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren. Ook lees je welke rechten je hebt.
BesteAdres.nl levert uitsluitend aan zakelijke klanten. De persoonsgegevens die wij verwerken zijn daarom vooral gegevens van contactpersonen die werkzaam zijn bij onze klanten, en van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid (zoals eenmanszaken en zzp'ers), bij wie de bedrijfsgegevens tegelijk persoonsgegevens zijn.
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
BesteAdres.nl — een handelsnaam van Rinqel.it
Rijksweg 42a
1906 BJ Limmen
KvK-nummer: 64926710
Btw-nummer: NL002124831B47
Telefoon: 0251 860 390
E-mail: info@besteadres.nl
Voor vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van je gebruik van onze webshop verwerken wij:
• Account- en contactgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, rol binnen het bedrijf, bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer.
• Adresgegevens: factuuradres en bezorgadres(sen), inclusief een eventueel telefoonnummer bij het adres.
• Bestel- en transactiegegevens: wat je hebt besteld, je eigen referentie of kostenplaats, order- en factuurhistorie, leverstatus en track & trace-code, en de status van je betaling. Op de bestelling en de factuur leggen wij vast wie de bestelling heeft geplaatst.
• Betaalgegevens: de betaling zelf wordt afgehandeld door onze betaaldienstverlener. Wij ontvangen daarvan de betaalstatus en de gegevens die nodig zijn om je bestelling en betaling te administreren, en bewaren de bevestigingsberichten die de betaaldienstverlener ons stuurt. Wij vragen je kaart- of rekeningnummer nooit zelf uit en gebruiken die niet.
• Gegevens voor kredietbeoordeling: als je op rekening wilt betalen, beoordelen wij je kredietwaardigheid op basis van openbare bronnen en je betaal- en bestelhistorie bij ons.
• Communicatiegegevens: de inhoud van e-mails en andere correspondentie met onze klantenservice. Van de berichten die onze webshop zelf verstuurt (zoals bevestigingen en facturen) leggen wij vast aan welk adres ze zijn verstuurd, met welk onderwerp en of ze zijn aangekomen — niet de inhoud.
• Technische en gebruiksgegevens: je IP-adres, apparaat- en browsertype en je gebruik van onze website. Voor statistiek gebruiken wij deze gegevens uitsluitend nadat je daarvoor via onze cookiemelding toestemming hebt gegeven (zie artikel 4). Los daarvan leggen wij je IP-adres vast bij inlogpogingen op je account. Dat doen wij om misbruik te voorkomen, niet om je te volgen. Deze gegevens bewaren wij 90 dagen.
• Zoekopdrachten: wat er in onze zoekbalk wordt ingetypt en hoeveel resultaten dat opleverde, zodat wij ons assortiment en onze zoekfunctie kunnen verbeteren. Deze gegevens worden niet aan een account, sessie of IP-adres gekoppeld.
• Camera (streepjescodescanner): in de zoekbalk kun je een streepjescode scannen met de camera van je apparaat. Dat gebeurt volledig in je eigen browser; er gaat geen beeld naar ons of naar een andere partij. Alleen de afgelezen streepjescode wordt als zoekterm gebruikt. Je browser vraagt je hier vooraf toestemming voor.
Wij verwerken geen bankrekeningnummers of automatische incasso's in onze webshop, en wij leggen geen bijzondere persoonsgegevens vast.
3. Waarvoor en op welke grondslag verwerken wij je gegevens?
Wij verwerken je gegevens alleen voor de volgende doeleinden, telkens op de daarbij genoemde grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):
• Het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst — het verwerken van je bestelling, de levering en de facturatie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van de overeenkomst met de onderneming waarvoor je werkt.
• Het controleren van je bedrijfsgegevens bij registratie, zodat wij zeker weten dat wij zakendoen met een bestaande onderneming en dat de bestelling op het juiste adres aankomt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van fraude en onjuiste leveringen.
• Het afhandelen van betalingen en het voorkomen van misbruik en wanbetaling. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang.
• Het beoordelen van kredietwaardigheid bij betaling op rekening. Deze beoordeling maken wij zelf; er komt geen uitsluitend geautomatiseerd besluit aan te pas en wij schakelen hiervoor geen extern kredietbureau in. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het beperken van betalingsrisico's.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht voor onze administratie. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Klantenservice en communicatie over je bestelling en je account. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang.
• Direct marketing aan bestaande klanten. Als klant ontvang je in onze bevestigings- en factuurmails soms informatie over vergelijkbare producten en aanbiedingen. Je kunt je hiervoor eenvoudig afmelden via de afmeldlink onderaan die mail; je ontvangt de bevestigings- en factuurmail daarna zonder deze informatie. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het onder de aandacht brengen van eigen, soortgelijke producten bij bestaande klanten (artikel 11.7 Telecommunicatiewet).
• Websitestatistieken om onze website te meten en te verbeteren. Grondslag: je toestemming.
• Beveiliging en verbetering van onze website en dienstverlening. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende webshop.
Wij versturen geen losse reclamemails of nieuwsbrieven.
4. Cookies en opslag in je browser
Een cookie is een klein bestandje dat een website in je browser bewaart. Wij bewaren ook een paar voorkeuren op een andere manier in je browser; die staan hieronder in dezelfde opsommingen.
Noodzakelijk — hiervoor is geen toestemming nodig
Zonder deze werkt de winkel niet. Ze blijven op onze eigen website en gaan naar niemand anders toe.
• session — je ingelogd houden. 30 dagen, verlengt zolang je actief bent.
• cart_session — je winkelmand bewaren als je niet ingelogd bent. 30 dagen.
• fav_session — je favorieten bewaren als je niet ingelogd bent. 30 dagen.
• ba_cookie_consent — je keuze in de cookiemelding onthouden. 6 maanden.
• supplement_order — alleen voor onze eigen medewerkers: een bestelling aanvullen. Tot je je browser sluit.
• sa_unlock — alleen voor onze eigen beheerders: extra beveiliging van het beheerscherm. Tot je je browser sluit, en uiterlijk 2 uur.
• exact_oauth_state — alleen voor onze eigen beheerders: beveiliging bij het koppelen van onze boekhouding. 10 minuten.
Voorkeuren op je eigen apparaat — geen toestemming nodig
Deze bewaren wij niet als cookie, maar in de opslag van je browser. Er gaat niets naar ons en niets naar een andere partij; ze blijven op je eigen apparaat staan.
• btwMode — of je prijzen met of zonder btw wilt zien. Tot je je browsergegevens wist.
• recenteZoekopdrachten — je laatste vijf zoekopdrachten in de zoekbalk. Tot je je browsergegevens wist.
• fav_nudge_seen — dat je de tip over favorieten al hebt gezien. Tot je je browsergegevens wist.
• addr_ gevolgd door postcode en huisnummer — een gecontroleerd adres kort onthouden tijdens het bestellen. Tot je het tabblad sluit.
Statistieken — alleen met jouw toestemming
Met Google Analytics meten wij hoe onze website gebruikt wordt, zodat we hem kunnen verbeteren.
Het script van Google wordt pas geladen nadat je in de cookiemelding op Accepteren hebt geklikt. Klik je op Weigeren, dan wordt er niets geladen en gaat er geen enkel gegeven naar Google — ook je IP-adres niet. De winkel werkt dan precies hetzelfde: je kunt gewoon zoeken, bestellen en betalen.
Accepteer je wel, dan plaatst Google deze cookies:
• _ga — herkennen of je eerder op onze site bent geweest. 2 jaar.
• _ga gevolgd door onze meetcode — de stand van je bezoek bijhouden. 2 jaar.
Google ontvangt daarbij welke pagina's je bekijkt, je apparaat- en browsertype en je bij benadering bepaalde locatie. Je IP-adres wordt door Google ingekort en niet volledig bewaard. Wij sturen geen bestel- of accountgegevens naar Google: geen ordernummers, geen bedragen, geen e-mailadressen.
Je keuze wijzigen of intrekken
Onderaan elke pagina staat de link Cookievoorkeuren. Daarmee open je de cookiemelding opnieuw en pas je je keuze aan. Trek je je toestemming in, dan verwijderen wij de cookies van Google meteen uit je browser en meten wij niets meer.
Wij vragen je keuze na zes maanden opnieuw. Verandert er iets wezenlijks aan wat wij meten of met wie wij dat delen, dan vragen wij het ook opnieuw.
5. Met wie delen wij je gegevens?
Wij delen je gegevens alleen met partijen die wij inschakelen om onze dienst te leveren, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Het gaat om:
• De groothandel die je bestelling voor ons uitvoert en rechtstreeks aan je verzendt (dropshipping). Deze partij ontvangt je bedrijfsnaam, de naam van degene die de bestelling plaatste, het volledige bezorgadres en een telefoonnummer voor de bezorging. Je e-mailadres geven wij niet door. Deze partij is gevestigd binnen de Europese Unie.
• Onze betaaldienstverlener (MultiSafepay) — voor het afhandelen van je betaling. Wij geven daarbij je e-mailadres, het bedrag en het ordernummer door. Het betaalscherm wordt rechtstreeks vanaf MultiSafepay in je browser geladen; daardoor ziet MultiSafepay ook je IP-adres en browsergegevens. Gevestigd in Nederland.
• Microsoft (Microsoft 365) — voor het versturen en beheren van onze e-mail, waaronder je bevestigings- en factuurmails met de factuur als bijlage.
• Exact Online — onze boekhouding. Hierin leggen wij je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en factuur-e-mailadres vast als debiteur, samen met de factuur zelf. Gevestigd in de Europese Unie.
• De Kamer van Koophandel — bij het registreren van je account controleren wij je bedrijfsgegevens in het Handelsregister. Wij geven daarbij door wat je in het zoekveld invult (bedrijfsnaam of KvK-nummer) en het gekozen KvK-nummer. Er gaan geen persoonsgegevens van jou als bezoeker heen.
• postcode.tech — voor het controleren van adressen bij het bestellen en bij het beheren van je adressen. Wij geven uitsluitend postcode en huisnummer door. De aanvraag loopt via onze eigen server, dus deze partij ziet je IP-adres niet. Gevestigd in Nederland.
• Google (Google Places) — bij het registreren zoeken wij automatisch een algemeen telefoonnummer op bij het bedrijf dat je uit het Handelsregister kiest, zodat je dat niet zelf hoeft in te typen. Wij geven daarbij alleen de bedrijfsnaam en het bedrijfsadres uit het Handelsregister door. Er gaan geen persoonsgegevens van jou als bezoeker heen.
• Google (Google Analytics) — voor websitestatistieken, uitsluitend na je toestemming.
• Onze hostingprovider (Hetzner Online GmbH) — waarop onze website en gegevens worden gehost, en waarin onze back-ups worden bewaard. Gevestigd in Duitsland, binnen de Europese Unie.
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij verkopen je gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor doeleinden van andere organisaties.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
De meeste van bovengenoemde partijen verwerken je gegevens binnen de EU. Google en Microsoft zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Deze doorgifte vindt plaats op grond van het EU-US Data Privacy Framework, het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie waaronder beide partijen zijn gecertificeerd. Microsoft biedt daarnaast de EU Data Boundary, waarmee gegevens zoveel mogelijk binnen de EU worden verwerkt.
Voor Google Analytics geldt dit alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven. Weiger je, dan gaat er niets naar Google en vindt er dus ook geen doorgifte naar de Verenigde Staten plaats.
7. Hoe lang bewaren wij je gegevens?
Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden hierboven, of zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Een deel wordt automatisch opgeruimd:
• Verlopen inlogsessies: direct na het verlopen.
• Links voor wachtwoordherstel, e-mailbevestiging, accountactivatie en uitnodigingen: 7 dagen nadat ze verlopen of gebruikt zijn.
• Inlogpogingen (e-mailadres, IP-adres en tijdstip, om misbruik te voorkomen): 90 dagen.
• Logboek van gebeurtenissen in je account (waar iets misging, zodat wij je kunnen helpen): 90 dagen. Hierin staat geen IP-adres.
• Zoekopdrachten op onze website (alleen de zoekterm zelf, niet gekoppeld aan een persoon): 180 dagen.
• Websitestatistieken (Google Analytics): 14 maanden.
• Je cookiekeuze: 6 maanden. Daarna vragen wij je keuze opnieuw.
Voor de overige gegevens geldt:
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar na afloop van het boekjaar. Dit is een wettelijke fiscale bewaarplicht; deze gegevens kunnen wij binnen die termijn niet verwijderen.
• Account- en klantgegevens, adressen, orderhistorie en de verzendgegevens van onze e-mails: zolang je klant bij ons bent. Wij hanteren hiervoor geen vaste einddatum en verwijderen deze niet automatisch. Wil je dat wij je gegevens verwijderen, of is de klantrelatie beëindigd, laat het ons dan weten via info@besteadres.nl — wij handelen dat af zoals beschreven in artikel 9.
• Correspondentie met de klantenservice: bewaren wij in onze e-mailomgeving zolang dat nodig is om je vraag af te handelen en eventuele vervolgvragen te kunnen beantwoorden.
• Registratie van een marketingafmelding: zolang als nodig is om je afmelding te blijven respecteren.
• Back-ups: onze dagelijkse back-ups worden na 30 dagen overschreven; van één moment per jaar bewaren wij een archiefkopie gedurende een jaar. Als wij gegevens verwijderen, verdwijnen die pas na deze termijn ook uit de back-ups.
8. Hoe beveiligen wij je gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Concreet:
• Onze website is uitsluitend bereikbaar via een beveiligde (versleutelde) verbinding.
• Wachtwoorden slaan wij nooit op als leesbare tekst, maar versleuteld volgens de huidige aanbevolen standaard (Argon2id).
• Het aantal inlogpogingen is begrensd, zodat wachtwoorden niet geraden kunnen worden.
• Wijzig je je wachtwoord, dan worden alle actieve sessies op al je apparaten meteen beëindigd.
• De toegang tot gegevens is beperkt tot de medewerkers die deze nodig hebben, en beheerhandelingen worden vastgelegd.
• Onze database, zoekmachine en achterliggende systemen zijn niet rechtstreeks vanaf internet bereikbaar.
• Met de partijen die wij inschakelen maken wij afspraken over de bescherming van je gegevens.
Mocht er onverhoopt toch iets misgaan met je gegevens, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer dat verplicht is, en informeren wij je als het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor je oplevert.
9. Je rechten
Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
• Inzage — je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Rectificatie — je mag onjuiste gegevens laten corrigeren. Je adres- en contactgegevens kun je ook zelf aanpassen in je account.
• Verwijdering — je mag in bepaalde gevallen vragen je gegevens te wissen.
• Beperking — je mag vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Overdraagbaarheid — je mag je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Bezwaar — je mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing.
• Intrekken van toestemming — heb je toestemming gegeven voor websitestatistieken, dan kun je die op elk moment intrekken via Cookievoorkeuren onderaan elke pagina. Dat heeft geen gevolgen voor wat er vóór die tijd is gemeten.
Je kunt een verzoek indienen via info@besteadres.nl. Wij handelen dit handmatig af en reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je vragen je verzoek te doen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is.
Wat er gebeurt bij een verzoek tot verwijdering
Wij anonimiseren dan je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer, en zetten je inloggegevens permanent uit. Deze stap is onomkeerbaar.
Wat blijft staan, en waarom: de bestellingen en facturen zelf, inclusief de adresgegevens en de naam van degene die de bestelling plaatste zoals die op de factuur staan. Die vallen onder de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar; die termijn kunnen wij niet inkorten. Ook onze logboeken van beheerhandelingen blijven bewaard, omdat wij daarmee moeten kunnen verantwoorden wat er met gegevens is gebeurd.
Heb je nog nooit een bestelling geplaatst, dan kunnen wij je account en gegevens wél volledig verwijderen.
Beheert iemand binnen je bedrijf het account, dan kan die collega's zelf toevoegen en verwijderen via Mijn account.
10. Klacht indienen
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@besteadres.nl — we lossen het graag samen op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij nieuwe diensten aanbieden of als de wet daarom vraagt. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met het versienummer en de datum bovenaan. Bij wezenlijke wijzigingen in wat wij meten of met wie wij gegevens delen, vragen wij je toestemming opnieuw.